Oddzwonić do opiekuna Kacpra N.
Sekretariatdziś 16:00
Wirtualny sekretariat dla nowoczesnej szkoły językowej.
admio to intuicyjna platforma, która zastępuje wszystkie Twoje pliki i bezpiecznie automatyzuje codzienną pracę sekretariatu. Od wrześniowej rekrutacji, przez całoroczne rozliczenia lektorów, stały CRM i bazę wiedzy, aż po czerwcowe podsumowania.
Umów się na prezentację
Wdrożenie bez migracji z innego systemu — wychodzisz z arkuszy.
GrafikTydzień 38
Centrumpon
wt
śr
czw
pt
16:00
17:00
18:00
19:00
A1 dorośliM. Kowal
B1 młodzieżA. Nowak
A2 dzieciA. Nowak
C1 konwersacjeM. Kowal
A1 dzieciK. Zając
B2 dorośliA. Nowak
A2 dorośliK. Zając
B2 młodzieżA. NowakKolizja lektoraTermin wolny
Tak wygląda tydzień w admio. Kolizji lektora nie musisz szukać wzrokiem — grafik pokazuje ją sam.
Znasz to, prawda?
Każdy dyrektor szkoły językowej zna ten moment, kiedy wrzesień zaczyna się w sierpniu — a kończy w grudniu.
Dla reszty świata wrzesień to po prostu jeden miesiąc w kalendarzu. Ale w szkole językowej to wielomiesięczny, intensywny maraton, w którym musisz spiąć ze sobą setki elementów: rekrutacja, onboarding lektorów, tworzenie grafików, układanie spójnych grup, organizacja całej dokumentacji.
Telefon dzwoni non stop, a Ty przekopujesz maile, czaty i karteczki.
Największym wyzwaniem jest rozproszenie informacji. Gdy zniecierpliwiony rodzic dzwoni i pyta, czy w grupie zwolniło się miejsce, kiedy jego dziecko ma pierwsze zajęcia albo kto będzie uczył grupę pierwszaków, zaczyna się nerwowy wyścig z czasem:
Skrzynka szkoływt 8:41
Czy ktoś pisał o zwolnieniu miejsca na mailu?
Biurko sekretariatudziś rano
Gdzie jest ta żółta karteczka z notatką z rana?
Czat zespołuwczoraj 16:12
Czy lektor dał znać na czacie?
Informacje lądują w dziesiątkach przypadkowych miejsc, a Ty i Twój sekretariat spędzacie godziny na byciu „detektywami”.
Onboarding lektorów — dziesiątki spraw do dopilnowania.
Znalazłaś świetnego lektora? Super, ale to dopiero początek!
Zanim w ogóle przygotujesz umowę dla lektora, musisz:
wysłać oświadczenie zleceniobiorcy,
zebrać dane podatkowo-ZUS-owe,
wydrukować umowę w dwóch egzemplarzach oraz komplet załączników.
Potem czeka Cię:
zbieranie podpisów,
fizyczne archiwizowanie sterty papierów w segregatorach,
pilnowanie zaświadczeń o niekaralności, legitymacji studenckich, oraz
wysyłanie skanów mailem do księgowej — co przy wrażliwych danych osobowych (PESEL, adres, dowód) niesie ogromne ryzyko naruszenia RODO.
W admio cały onboarding i podpisanie umowy odbywają się w 100% cyfrowo — bez drukowania, skanowania, segregatorów i niebezpiecznych maili.
Lektor uzupełnia swoje dane online, podpisuje komplet dokumentów, a system dba o legalny i bezpieczny obieg cyfrowy za Ciebie.
KadryA. NowakE-teczka
Centrum2 z 4 gotowe
- Umowa zlecenie — podpisana obustronniepodpisane
- Oświadczenie RODOpodpisane
- Zaświadczenie o niekaralnościwygasa za 14 dni
- Kwestionariusz osobowyczeka na lektora
Komplet dokumentów widać na jednym ekranie, a termin ważności pilnuje się sam.
Zamiast zarządzać szkołą, stajesz się „przypominajką” krążącą między mailem, drukarką a księgowością, ciągle zastanawiając się: „Czy ta umowa na pewno do nas wróciła?”, „Czy księgowość ma komplet dokumentów?”.
Masz pewność, że żaden dokument nie zaginął, a zgłoszenie do ZUS i US wyjdzie na czas.
Twój pulpit tonie w dziesiątkach Exceli?
Aby to wszystko ogarnąć, tworzysz kolejne pliki. W efekcie masz na pulpicie kilkanaście Exceli. Gdy z arkuszy korzysta kilka osób, nikt nie wie, która wersja jest aktualna, a przypadkowe skasowanie komórki rozwala kluczowe formuły.
A przecież nie musisz i nie chcesz być profesjonalną programistką Excela!
Ale przecież praca w szkole nie kończy się na wrześniu.
Gdy opadnie pierwszy kurz, pojawiają się codzienne, całoroczne wyzwania:
Rozliczenia i ewidencja lektorów: Co miesiąc sprawdzasz przepracowane godziny, zastępstwa i odwołania zajęć — jeśli robisz to w rozproszonych plikach, co miesiąc tracisz na to cenny czas.
Stały kontakt z rodzicami (CRM): Telefon dzwoni przez cały rok. Pytania o postępy, odwołane zajęcia, zmiana sal, prośby o zaświadczenia.
Baza wiedzy i delegowanie zadań: Gdzie leżą procedury? Kto miał przypilnować wysyłki materiałów? Gdy wiedza jest w głowach lub na karteczkach, sekretariat bez przerwy musi pytać Cię o wszystko.
Dlaczego klasyczne pliki i maile przestają wystarczać?
Gdy prowadzisz szkołę na kilkunastu Excelach, czatach i mailach, każdy miesiąc staje się małym „wrześniem”:
Informacje są rozproszone: Szukasz notatki z rozmowy z rodzicem sprzed 2 miesięcy? Przepytujesz sekretariat, sprawdzasz pocztę i czaty.
Onboarding i dokumenty trwają w nieskończoność: Lektorzy dołączają także w trakcie roku. Podpisywanie umów na papierze, skanowanie i pilnowanie zaświadczeń o niekaralności zabiera godziny.
Ukryte ryzyko — bezpieczeństwo danych i RODO: Oświadczenia, skany dokumentów i dane osobowe krążą zwykłym mailem albo w zahasłowanych plikach. To złudne bezpieczeństwo — skany lądują w folderach „Pobrane” na prywatnych komputerach i telefonach współpracowników, stwarzając ryzyko wycieku danych.
admio to nie tylko ratunek na start roku. To cyfrowy mózg Twojej szkoły na każdy dzień.
Każda rozmowa, wiadomość i decyzja lądują przy uczniu, w kolejności, w jakiej się wydarzyły. Sekretariat nie odtwarza historii ze skrzynki, czatu i karteczek — otwiera jeden ekran.
UczniowieKacper N.Oś czasu
CentrumKN
Kacper N.B1 młodzież · opiekun: mama, e-mail i SMS
- SMS wychodzącysekretariat · pon 9:12
Potwierdzenie pierwszych zajęć: czwartek 17:00, sala 2.
- E-mail od opiekunamama Kacpra · wt 18:40
Czy da się przenieść na późniejszą godzinę? Kacper ma basen do 17:30.
- Notatka z rozmowyA. Nowak, lektor · śr 11:05
Rozmawiałam z mamą — grupa B1 o 18:00 pasuje. Czeka na potwierdzenie miejsca.
- Zadanie · termin dziś 16:00sekretariat · śr 11:06
Przenieść Kacpra do B1 18:00 i odpisać opiekunowi.
Jedno miejsce, cztery kanały, kolejność zdarzeń. Nikt nie przekopuje skrzynki.
Szybka komunikacja
Kiedy liczy się czas, sekretariat nie może spędzać godzin na pisaniu e-maili i ręcznym wysyłaniu SMS-ów. admio automatyzuje stałą komunikację z rodzicami, dbając o to, by każda wiadomość była czytelna, spójna i dostarczona na czas. Wiadomości tworzą się same z gotowych szablonów: system sam podstawia imiona, grupy i terminy, a Ty tylko zatwierdzasz wysyłkę.
Odwołanie zajęć w kilkanaście sekund
Klikasz lekcję w grafik, wybierasz „Odwołaj” i zatwierdzasz gotową wiadomość. System sam wysyła powiadomienia e-mail i SMS do wszystkich rodziców z danej grupy. To, co kiedyś trwało kilkadziesiąt minut, teraz zabiera ułamek minuty.
Wygodny wybór grupy po stronie rodzica
Opiekun dostaje spersonalizowany link i sam wybiera pasujący termin na telefonie lub komputerze.
Automatyczny zapis na listę rezerwową
Gdy grupa jest pełna, rodzic jednym kliknięciem wpisuje dziecko do kolejki.
Podgląd wolnych miejsc na żywo i zapis jednym kliknięciem
Dostępność aktualizuje się automatycznie, a wyselekcjonowana grupa natychmiast rezerwuje miejsce.
Samoobsługowa lista rezerwowa i zwolnione miejsca na czas
Gdy zwolni się miejsce, pierwsza osoba z kolejki dostaje powiadomienie z ograniczonym czasem na decyzję. Dzięki czemu wolne miejsca w Twojej szkole zapełniają się same.
Rozmawiasz z rodzicem tak, jakbyś pamiętała każdy szczegół Waszej współpracy.
Od pierwszego pytania o ofertę po kolejne lata nauki dziecka Twój sekretariat ma pod ręką pełną historię ustaleń, wiadomości i zadań. Znasz odpowiedź od razu, bez szukania po mailach, czatach czy karteczkach.
Rozpoznajesz dzwoniącego od pierwszej sekundy
Wpisujesz numer w szybką wyszukiwarkę i od razu widzisz kartę dziecka, kafelki rodzeństwa lub profil byłego ucznia. Wiesz, z kim rozmawiasz, zanim druga strona zdąży się przedstawić.
Pełna historia w jednym widoku (Oś Czasu)
Wszystkie wysłane SMS-y, maile, notatki z rozmów, umówione testy i zadania układają się na jednej osi czasu ucznia.
Testy poziomujące dla nowych uczniów bez zamieszania
Umawiasz spotkanie sprawdzające poziom dziecka, a system sam wysyła SMS z przypomnieniem do rodzica i wpisuje spotkanie wprost do kalendarza lektora (Google, Apple, Outlook).
Zadania, które same o sobie przypominają
Żadne ustalenie z rozmowy nie ginie. System automatycznie przypomina o braku wyniku testu czy niedokończonym zapisie, układając priorytety na dany dzień.
Bezpieczna archiwizacja i RODO
Gdy umowa wygasa, jednym kliknięciem przenosisz profil do archiwum i bezpiecznie zarządzasz dostępem do danych zgodnie z wymogami RODO.
Zapomnij o ręcznym rozliczaniu lektorów pod koniec miesiąca.
W tradycyjnym modelu lektorzy sami wypełniali Excele lub ręcznie uzupełniali wydrukowane druczki i zliczali swoje godziny.
W efekcie sekretariat spędzał całe dni na weryfikacji każdego dokumentu z kalendarzem, poprawianiu błędów w wyliczeniach i nieustannym dopytywaniu: „Gdzie jest Twoje rozliczenie?”, „Kiedy odeślesz podpisany rachunek?”.
Gdy w biurze ktoś szedł na L4, maile i druczki zalegały, a wypłaty się opóźniały.
admio przygotowuje rozliczenia za lektora, lektor akceptuje je jednym kliknięciem, a system automatycznie prowadzi cały proces aż do wypłaty.
Właściciel i sekretariat nie biorą udziału w przeliczaniu godzin ani w pośredniczeniu między lektorami a księgowością. Udział właściciela sprowadza się wyłącznie do otrzymania gotowej informacji: komu i ile należy wypłacić.
RozliczeniaA. Nowakwrzesień
Centrum| data | grupa | godz. | stawka | kwota |
|---|---|---|---|---|
| 4.09 | A1 dorośli | 1,5 | 80,00 | 120,00 |
| 6.09 | B2 młodzież | 1,5 | 80,00 | 120,00 |
| 11.09 | A1 dorośli | 1,5 | 80,00 | 120,00 |
| 13.09 | B2 młodzież — zastępstwo | 1,5 | 90,00 | 135,00 |
| Razem | 6,0 | 495,00 zł | ||
Zatwierdzone do wypłatyEksport księgowy CSV · ślad audytowy kto i kiedy zatwierdził
Zestawienie powstaje z grafiku, nie z przepisywania. Zastępstwo weszło z własną stawką.
Masz pewność, że wszystkie rachunki są podpisane, rozliczenia zaakceptowane, a cała dokumentacja jest w pełni poprawna.
ZadaniaTablica zespołu
CentrumDo zrobienia2
Sprawdzić wynik testu poziomującego A2
Metodykjutro
W toku2
Ułożyć grafik grupy B1 młodzież
Sekretariatpodjęła: Aniapt 12:00
Przypomnieć o zaświadczeniu o niekaralności
Kadry
Zrobione2
Potwierdzić salę 2 na czwartek
Sekretariatgotowe
Wysłać SMS o zmianie godziny zajęć
Sekretariatgotowe
Zadanie należy do stanowiska, nie do osoby. Urlop Ani nie zabiera ze sobą sprawy.
Zarządzanie Zadaniami na rolach — ciągłość pracy bez przestojów.
Intuicyjne tablice (jak w Trello): Przejrzysty podział zadań na etapy sprawia, że od razu widać, co jest do zrobienia, co trwa, a co zostało już ukończone.
Zadania przypisane do ROLI: Przypisujesz zadanie np. do roli „Sekretariat”. Dopełniają je wszystkie osoby pełniące tę funkcję. Gdy ktoś przypisze konkretne zadanie do siebie, reszta zespołu wie, kto się nim zajmuje.
Dlaczego model ról w zadaniach zmienia wszystko?
W klasycznych narzędziach zadanie przypisane do Ameli z sekretariatu „znika” razem z nią, gdy Ania idzie na urlop lub zwolnienie. W admio zadanie należy do Sekretariatu. Każda osoba na tym stanowisku widzi priorytety, wie na czym stoi szkoła i może pchnąć sprawę do przodu. Zero zastojów, zero nieporozumień.
Wewnętrzna Baza Wiedzy — wszystko w jednym miejscu.
Koniec z pytaniem o wszystko dyrektora: Skrypty rozmów z rodzicami, szablony maili, gotowe odpowiedzi na najczęstsze pytania (FAQ), cenniki i wewnętrzne procedury szkoły są wreszcie zgromadzone w jednym miejscu.
Błyskawiczne wyszukiwanie: Sekretariat i lektorzy mają natychmiastowy dostęp do zawsze aktualnych materiałów. Nowa osoba w zespole wdroży się w pracę wielokrotnie szybciej, a Ty nie musisz po raz dziesiąty tłumaczyć tego samego.
„Czy mój sekretariat i lektorzy poradzą sobie z nowym systemem?”
admio zostało zaprojektowane z myślą o ludziach, a nie o programistach. Interfejs jest minimalistyczny, elegancki i intuicyjny. Lektor nie musi zakładać żadnych skomplikowanych kont — po prostu otwiera link, sprawdza swoje dane i autoryzuje umowę Profilem Zaufanym w kilka chwil. Twój sekretariat wdroży się w obsługę tego modułu w zaledwie jedno popołudnie.
Bezpieczeństwo
Dane chronione szyfrowaniem i 2FA
Oszczędność czasu
Do 4 h mniej biurokracji na lektora
Współpraca
Sekretariat, lektor i księgowa w jednym miejscu
Rozwój szkoły
Czas sekretariatu wraca do sprzedaży i klientówZadbaj o spokój w sekretariacie. Od pierwszego września do końca roku szkolnego.
Zamiast gasić pożary i marnować czas na powtarzalną biurokrację, postaw na jedno narzędzie, które ułatwia pracę całemu zespołowi przez 12 miesięcy w roku.